Systeem integraties

Systeemintegratie valt eigenlijk samen met procesoptimalisatie. Organisaties zoeken software die hen het beste kan ondersteunen. We zien vaak dat zelfs het grootste ERP pakket, of dat nu bijvoorbeeld Microsoft Dynamics, SAP, PeopleSoft of SalesForce betreft, nooit alle gewenste functionaliteiten omvat.

Vaak is er een op maat gemaakt klantenportaal, gemaakt met een low-code omgeving als Mendix of een CMS-systeem als WordPress of bijvoorbeeld Umbraco.

Los daarvan kan er gebruik worden gemaakt van een financieel pakket als Exact, Afas of Snelstart, is er een HR-systeem, warenhuis management systeem (WMS), document archief software zoals SharePoint of Box of zijn er specifieke systemen binnen de branche (fruit sorteer machines, keuringsoftware, auditing-software, etc.). Allemaal producten met hun eigen doel en kracht.

Het komt heel vaak voor dat gegevens van het ene pakket (aangevuld) beschikbaar moeten zijn in het andere pakket. Het laatste dat je wil is dat die gegevens handmatig moeten worden overgezet (dit kost veel tijd en is foutgevoelig).

Vaak hebben applicaties steeds vaker standaard koppelingen met andere applicaties. Dat kan een overweging zijn, maar het komt heel vaak voor dat die mogelijkheid er niet is (de kans op een standaard koppeling met een nieuw maatwerk gemaakt portaal is vrijwel nihil). Daarbij is er vaak meer winst te behalen door het inzetten van slimme systeemintegraties die de processen verder optimaliseren.

Hier komen dan onze systeemintegratie specialisten bij kijken. Ons team kan een stuk “Middleware” opzetten, dat is een centraal systeem die de communicatie met alle onderlinge systemen op zich neemt.

Een voorbeeld:

U maakt een relatie aan in het CMS systeem. De middleware oplossing zorgt ervoor dat deze direct ook beschikbaar komt in het boekhoud pakket en maakt de relatie aan als B2B gebruiker met specifieke rechten in Entra-AD. Omdat de relatie vanuit de portal toegang krijgt op specifieke documenten en deze ook met uw organisatie verder wil uitwisselen, zal het middleware ervoor zorgen dat er een omgeving op het document archief systeem is aangemaakt, waar deze relatie specifieke toegang op krijgt. Daarbij worden hier meteen de nodige documenten in gezet. Voordat de relatie “actief” kan worden gezet zal deze een document moeten ondertekenen. Deze gaat via een systeem voor digitale ondertekening en het resultaat zet het middleware terug in het digitaal archief. Na ondertekening kan de relatie inloggen in het webportaal en van daaruit, via het middleware, bij zijn documenten in het digitaal archief.

Uiteraard is bovenstaande een voorbeeld. De ene klant heeft behoefte aan totaal andere werkprocessen dan de ander, maar we zien dat er vrijwel overal winst en optimalisatie is te behalen.

Doordat wij met het centrale middleware log gegevens en monitoring toevoegen aan het gehele proces, weet u centraal wat er gebeurd en waar eventueel actie moet worden ondernomen. Zou elk pakket zelf een eigen (standaard) integratie hebben met een ander systeem dan zal dat veel lastiger worden, helemaal als verschillende systemen zelf een systeem gaan benaderen.

Er zijn ook veel systemen die limieten hebben op het aantal aanroepen. Door dit centraal te regelen kan het middleware dit in de gaten houden en in veel situaties ook caching toepassen. Als er net een verzoek om gegevens uit een systeem is geweest, dan kan vlak daarna eenzelfde verzoek om die gegevens vaak van hetzelfde resultaat worden voorzien.

Daarbij kunnen we met slimme integraties validaties en controles toevoegen. Een veld wat in het ene systeem verplicht is hoeft dat in het andere systeem niet te zijn, maar als we die gegevens automatisch doorzetten zal dat uiteraard wel moeten. Ook kan de middleware controleren of bij de aanmaak van een nieuwe relatie (of medewerker) alle gegevens wel zijn opgegeven die noodzakelijk zijn om de relatie in te kunnen laten loggen in bijvoorbeeld het portaal.

Nog een groot voordeel van middleware is dat deze gebruik kan maken van service-bussen. Als dan één van uw systemen tijdelijk niet beschikbaar is dan blijven gegevens die naar deze systemen doorgezet moeten worden in een queue staan. Zodra het systeem weer beschikbaar is worden ze alsnog doorgezet. Opvragen van gegevens uit systemen die er niet zijn is over het algemeen lastiger, maar ook daar zijn redundante oplossingen voor beschikbaar als daar de behoefte aan is.

Een laatste te benoemen voordeel van centraal middleware is dat u zelf een API (Application Programming Interface) beschikbaar kunt stellen. Omdat dit middleware is aangesloten op al uw systemen kan dit middleware die functionaliteit ook weer ontsluiten naar andere systemen en processen. Dit verloopt dan automatisch op de juiste, veilige en gevalideerde manier.