De meest gestelde vragen over Office-365

Steeds meer bedrijven maken de overstap naar clouddiensten, omdat daar veel voordelen aan zitten. Een veel gebruikte clouddienst is Office-365 van Microsoft. En hoewel deze clouddienst eenvoudig te gebruiken is, krijgen we toch regelmatig vragen over het gebruik en de beveiliging ervan. Daarom hieronder een antwoord op de meest gestelde vragen.

Moet ik altijd online zijn om met Office-365 te kunnen werken?

Nee, dat is zeker niet altijd nodig. Diverse onderdelen van Office-365 kun je zowel online als offline gebruiken. Neem bijvoorbeeld Microsoft Word. Je kunt – afhankelijk van welk Office-365 abonnement je precies hebt – vaak ook ‘lokaal’ installeren, zoals op een pc of laptop. Je kunt dus kiezen of je inlogt via de webbrowser en daarin de applicatie start, of dat je Word lokaal opent vanaf je bureaublad. In beide gevallen kun je werken met MS Word, al verschilt de functionaliteit wel enigszins.

Maar als ik lokaal werk, kan ik toch niet vanaf een andere plek bij dat document komen?

Jawel, dankzij OneDrive. Dit is de opslagplaats in de cloud van Office-365. Alle documenten die je via de programma’s in de webbrowser maakt, worden daar opgeslagen. Maar als je OneDrive lokaal op een PC installeert en op de juiste wijze configureert, dan kun je een deel van of alle documenten ook lokaal laten opslaan en vanaf daar gebruiken. Dat zijn dan kopieën van de documenten in de cloud, maar zodra je lokaal zo’n document bewerkt en opslaat, wordt die nieuwere versie gesynchroniseerd met de cloud. En andersom. Op die manier is zowel in de cloud als lokaal altijd de meest recente versie van het document beschikbaar.

Als ik mobiel een e-mail verstuur, kan ik die later dan nog terugvinden op mijn pc?

Jazeker. Alle applicaties van Office-365, of dat nu in de webbrowser, lokaal of op je mobiel is, zijn met elkaar gekoppeld en worden met elkaar gesynchroniseerd, omdat alles via één server loopt (de cloud). Ook Outlook is gekoppeld met die server. Dus als je een e-mail vanaf je mobiel verstuurt, dan komt die e-mail bij de ‘Verzonden mail’ op de server in de cloud terecht. Open je een paar dagen later Outlook lokaal, dan synchroniseert het programma alle data en wordt alle verzonden en ontvangen e-mail binnen gehaald. U kunt dus te alle tijden uw e-mails terugvinden.

Hoe veilig zijn de cloud en Office-365 nu eigenlijk?

De beveiliging van Office-365 en OneDrive is ontzettend goed. Dat komt omdat het beheer ervan bij Microsoft ligt. Het bedrijf is constant bezig om de beveiliging op peil te houden, door regelmatig met updates te komen, automatisch voor back-ups te zorgen en snel in te grijpen als er een dreiging is. En omdat Microsoft dit allemaal regelt, hoeft u daar zelf niet meer mee bezig te zijn Dat scheelt u tijd en geld en zorgen.

Waar kan ik terecht met een vraag of een probleem?

Met vragen en problemen kunt u altijd bij A&A Capacity terecht. Wij helpen als u de overstap maakt en richten alle werkplekken in, ook als er later nieuwe werkplekken bijkomen. Daarnaast blijven wij graag uw aanspreekpunt voor al u (technische) vragen en adviseren wij u graag over de verschillende abonnementsvormen, bijvoorbeeld het nieuwe abonnement Microsoft 365, waar ook Windows 10 en Enterprise Mobility + Security in zitten.

Het is complexe materie. En al die verschillende abonnementstypen maken het vast lastig voor u de juiste keuzes te maken. Maar als u eenmaal de juiste keuzes hebt gemaakt dan zal u veel profijt hebben van Microsoft Office-365!