Oplossingen ICT

Verklein uw CO2-footprint: Ga werken in de Cloud.

Stap over naar de Cloud en laat een paprika groeien

Steeds meer bedrijven willen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en zijn zich bewust van duurzaamheid en de noodzaak daarvan. De ICT-sector heeft de naam grootverbruiker te zijn van energie, al wordt ICT-apparatuur wel steeds energiezuiniger. Gelukkig is het mogelijk uw ecologische voetdruk te verkleinen door juist op ICT-gebied de juiste keuzes te maken. Werken in de Cloud is daar één van.

Drie redenen waarom werken in de Cloud duurzaam is:

 

1.      Door gebruik te maken van servers in een datacenter bespaart u energie.

Het energieverbruik van een serverruimte bij u op kantoor kan al gauw oplopen tot 1/3 deel van uw totale elektriciteitsverbruik. Als uw servers in een datacenter staan zult u minder energie verbruiken. Vooral nieuwe datacenters die de laatste tijd gebouwd worden hebben hun server- en randapparatuur geoptimaliseerd waardoor ze zo min mogelijk energie verbruiken.

Daarnaast kennen datacenters de mogelijkheid om overcapaciteit te delen waardoor u niet alleen energie maar ook kosten bespaart. Met overcapaciteit wordt de capaciteit van hardware bedoeld die bijvoorbeeld alleen wordt gebruikt op piekmomenten. Overcapaciteit die u niet gebruikt (zoals servers, netwerk) verbruikt namelijk ook energie. Dat is niet nodig als daar efficiënt mee wordt omgegaan.

2.      Restwarmte als alternatieve warmtebron voor gas

Servers genereren veel hitte wat schadelijk is voor de apparatuur en daarom moeten serverruimtes goed gekoeld worden. De warmte wordt vernietigd met koelsystemen. In datacenters van de toekomst gebruiken we het koelsysteem alleen nog als back-up en wordt de warmte afgevoerd naar warmtepompen die niet alleen warmte afgeven maar ook de koeling leveren aan het datacenter.

Het datacenter van Microsoft in Middenmeer verwarmt nu al de paprikakassen in de omgeving met restwarmte. Uiteindelijk moet deze restwarmte 5000 woningen in de omgeving van warmte en warm water gaan voorzien. Een interessante ontwikkeling!

3.      Werken in de Cloud vermindert de CO2-uitstoot.

Doordat er geen servers nodig zijn op locatie wordt er bespaard op IT-infrastructuur, op grondstoffen voor het bouwen van die servers en op de energie om die servers te laten draaien. Bedrijven die in de Cloud werken verbruiken minder energie en produceren minder afval.

Met servers en telefooncentrales in de Cloud wordt thuiswerken mogelijk gemaakt. Woon-werkverkeer zorgt voor circa zes miljoen ton CO2-uitstoot per jaar, en thuiswerken draagt voor een belangrijk deel bij aan de vermindering daarvan.

Toekomstgericht ondernemen

Duurzaam ondernemen past bij de uitdagingen van nu én van de toekomst, en werken in de Cloud is een uitstekende manier om die uitdaging aan te gaan. Werkt u al in de Cloud? Dan bent u goed bezig!

Als u meer wilt weten over de voordelen van werken in de Cloud of als u overweegt over te stappen naar een andere Clouddienst, dan voorzien wij u graag van advies. Wij verzorgen de vlekkeloze migratie en transitie naar de voor uw gewenste Cloud-oplossing. Om te laten zien hoe gemakkelijk en efficiënt werken in de Cloud is geven wij graag een vrijblijvende demonstratie van de verschillende oplossingen.

Lees hier hoe u de eerste stappen kunt zetten naar de Cloud 

Verduurzaming van ICT wordt ook wel ‘Greening of ICT’ genoemd. Door over te stappen naar de Cloud ligt er straks wellicht een paprika op uw bord die u zelf hebt helpen groeien zonder er maar één groene vinger naar uit te steken. ‘Greening by ICT’ zou in dit geval ook van toepassing kunnen zijn.

 

Gerelateerde artikelen:

Vlekkeloos migreren doe je zo

Onlangs vond een migratie plaats waar de gnoes op de Serengeti nog wat van kunnen leren. Vrijwel alle servers van één van de grootste uitzendbureaus ter wereld, zijn wereldwijd overgezet naar nieuwe datacenter. Een zeer complexe operatie waar heel wat bij komt kijken.

De voorbereiding

Voorafgaand aan de migratie heeft A&A Capacity een volledig nieuw BizTalk platform opgezet in een Azure-omgeving (zowel voor test als productie). Dit hebben we gedaan om downtime en verrassingen tijdens de migratie te voorkomen. BizTalk is hier ingezet als Enterprise Service Bus (ESB);  een systeem dat gegevensstromen tussen allerlei applicaties verwerkt.

Vervolgens is uitgebreid getest of alle externe koppelingen met grote bedrijven zoals het UWV Belastingdienst zouden blijven werken. Net als interne processen zoals de verloning van de talloze uitzendkrachten.

Leeuwen en krokodillen

Dat vrijwel alles vernieuwd moest worden maakte de onderneming extra gecompliceerd. Zo zijn IP-adressen veranderd en we hadden te maken met andere firewalls met bijbehorende regels en controles. Ook was er sprake van andere beheersoftware met gewijzigde policies en antivirusregels en dergelijke. Daarnaast zijn de websites en services waar het BizTalk platform nauw mee samenwerkt ook verhuisd en er zijn nieuwe SQL-servers gebouwd met een andere naam.

Nu alleen die rivier nog over

Met zo’n voorbereiding kon de migratie bijna niet anders dan vlekkeloos verlopen. En dat is dan ook het geval. Maar ook tijdens een operatie die gesmeerd loopt is er werk aan de winkel: Configuraties wijzigen waar dat nodig was en testen wat al getest kan worden … we deden er alles aan om ervoor te zorgen dat de opdrachtgever en alle betrokken partijen zo min mogelijk hinder ondervonden van de werkzaamheden. Dat is gelukt. De externe bedrijven hebben geen bericht gemist en ook de verloningsprocessen van de uitzendkrachten zijn probleemloos verlopen.

Bestemming bereikt

De inzet van het volledige IT-team (waar A&A Capacity onderdeel van is door detachering van ICT-experts) werd beloond met een heerlijke taart en dankbare woorden van deze opdrachtgever. Een opdrachtgever waar wij al 12 jaar met veel plezier werkzaamheden voor uitvoeren. We wensen onze relatie veel succes met haar nieuwe biotoop!

Moeiteloos voldoen aan de AVG-wet zonder cursus

Dit zal vast niet het eerste artikel zijn over AVG dat u leest, dus dat die wet er is en dat het gevolgen heeft voor u als ondernemer hoeven we u niet meer te vertellen. Maar weet u ook dat u wettelijk verplicht bent een register bij te houden waarin alle mutaties staan die met persoonsgegevensverwerking te maken hebben?

Denk bijvoorbeeld aan:

  • een verwerkingenregister
  • een verwerkersregister
  • een verzoekenregister
  • een auditregister
  • een maatregelenregister
  • een datalekregister

Zo moet u kunnen aantonen hoe u aan de persoonsgegevens komt, wat u met de gegevens doet en hoe veilig deze gegevens zijn bij derden waar u de gegevens naartoe stuurt. Maar ook wie wanneer inzage heeft in de gegevens en waarom. Kortom: er komt veel administratie bij kijken.

Wat gebeurt er als u niet aan de regelgeving voldoet?

De boetes zijn niet mals. Als u de basisbeginselen van gegevensverwerking niet in orde hebt dan kan de boete oplopen tot een maximum van € 20.000.000 of 4% van de wereldwijde omzet van uw onderneming. De boetes zijn zo hoog om ook multinationals aan te sporen de AVG na te leven.

Daarnaast loopt uw bedrijf kans op reputatieschade als bekend wordt dat u niet zorgvuldig bent omgesprongen met persoonsgegevens.

Een administratie dus. Maar hoe dan?

Redenen genoeg om snel in actie te komen. Nu kunt u natuurlijk een AVG-cursus volgen of internet uitpluizen voor informatie, maar dat én het bijhouden van deze kennis kost tijd.

Het kan eenvoudiger. Binnenkort biedt A&A een online omgeving dat speciaal ontwikkeld is voor AVG-administratie. Dit online register geeft een duidelijk overzicht van al uw verwerkingen en is eenvoudig in te vullen met een wizard. Het tool bevat nuttige templates zoals verwerkersovereenkomsten en houdt zelf bij welke maatregelen u nog dient te nemen. Met dit pakket is uw AVG-administratie altijd volledig op orde. Laat de toezichthouder maar komen.

In ons volgende blog vertellen we u meer over dit pakket. Volg ons op LinkedIn, Facebook of Twitter om als eerste op de hoogte te zijn van nieuwe ontwikkelingen.

Waar zit ons internet?

Waar zit ons internet?

17 november 1988. Op deze datum ontving Piet Beertema, systeembeheerder bij het Centrum voor Wiskunde en Informatica in Amsterdam, een elektronische mail vanuit de Verenigde Staten. Daarmee was Nederland het eerste land in Europa dat internet kreeg en wereldwijd het tweede land. In eerste instantie werd internet alleen gebruikt door hogescholen, universiteiten en academische ziekenhuizen. Commerciële bedrijven moesten nog wachten tot 1993.

Internetverkeer

Tegenwoordig is er zoveel internetverkeer dat het ene na het andere datacentrum wordt gebouwd. Zo is recent een mega-datacenter gebouwd in Middenmeer door Microsoft, en werd onlangs bekend dat in Amsterdam-Zuidoost het 35e datacenter in die regio wordt neergezet. En het einde is nog niet in zicht, want ook Google bouwt een mega datacentrum in NL. Omdat Amsterdam centraal ligt en een enorm glasvezelnetwerk heeft is dit de ideale locatie. Amsterdam is niet voor niets een van de grootste internetknooppunten van Europa.

Datacenter in een notendop

Een datacenter is een gebouw waarin servers staan opgesteld die verbonden zijn aan het internet. Servers sturen uw mails en bestanden door, slaan uw gegevens op en zorgen ervoor dat u websites kunt bezoeken. Deze servers zijn geplaatst in speciale kasten die racks worden genoemd.

Veiligheid

In het datacentrum zijn allerlei voorzieningen getroffen die ervoor zorgen dat het internetverkeer goed en veilig functioneert, zoals bijvoorbeeld klimaatbeheersing. Ook kom je niet zomaar het gebouw binnen en dankzij dieselgeneratoren kunnen systemen verder werken als de stroom uitvalt.

Voordelen voor uw bedrijf

Naast veiligheid en stabiliteit zijn er nog meer voordelen aan externe servers of werken in de Cloud zoals het ook genoemd wordt. Een extern datacenter biedt flexibiliteit bij groei of krimp van uw onderneming en u bent niet meer verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de servers wat u kosten kan besparen. Al vanaf 2006 biedt A&A Capacity vanuit diverse datacenters werkplekken aan in de Cloud. Ook zijn diverse websites en virtuele werkplekken van onze klanten (zowel multinationals als in het MKB) daar gehost. Meer hierover kunt u lezen in de referenties op onze website.

Netwerken door netwerken

En wilt u weten hoe het komt dat Nederland als eerste land van Europa op het internet zat? Niet doordat we met onze kennis voorop liepen, zoals u misschien zou denken. We waren er zo snel bij omdat we de juiste connecties hadden. Nederlanders waren dus al met ‘netwerken’ bezig ver voor het internettijdperk. Wat dat betreft waren we dan toch onze tijd vooruit.

Drie hardware-ergernissen die iedereen herkent

Drie hardware-ergernissen die iedereen herkent

  1. Maandagmorgen, half negen. Je weekend is besproken, je hebt koffie gehaald en je start vol goede moed je computer op om de laatste hand te leggen aan je PowerPoint presentatie voor je klant van 9.00 uur. In je vertrouwde archief zoek je de laatste cijfers op die Johan daar heeft neergezet om ze in de grafiek van je presentatie te verwerken. En dan … verschijnt de gehate gele balk met de melding: programma reageert niet. Kostbare minuten verstrijken en je bedenkt je voor de zoveelste keer dat het nu echt tijd wordt voor een pc die niet op steenkool loopt.
  2. Met een flinke vertraging is het toch nog gelukt om vijf minuten voor tijd een gelikte presentatie in elkaar te flansen. Snel nog even de hand-outs printen. Dat is echter te optimistisch gedacht, want juist op dit moment gaat de printer in staking. ‘Onvoldoende geheugen, taak gewist’, meldt de display. Met de stoom die inmiddels uit je oren komt kun je een Indisch groentegerecht gaar krijgen.
  3. Wijs geworden door deze incidenten besluit je een week later je presentatie ’s avonds thuis voor te bereiden. Je neemt een laptop mee van de zaak. Thuis zet je de machine aan en terwijl hij opstart ruim je de vaatwasser uit. De laptop is nog altijd aan het opstarten als je koffie hebt gezet. Je geeft de planten water, deelt je besteklade opnieuw in en zet de kruiden op alfabetische volgorde. De keuken is nog nooit zo georganiseerd geweest tegen de tijd dat je kunt beginnen … maar het is wel duidelijk dat het weer een latertje wordt vanavond.

Oorzaken en oplossingen

Dit soort situaties zijn knap vervelend en hadden in veel gevallen voorkomen kunnen worden.

De ‘programma-reageert-niet’-melding verschijnt, wanneer een apparaat een trage of bijna volgelopen opslagruimte heeft of te weinig werkgeheugen. De computer doet er daardoor eindeloos over om programma’s op te starten die op de achtergrond draaien, wat voor veel vertraging zorgt. Laat je daarom goed adviseren over apparatuur die aansluit bij je werkzaamheden en die geschikt is voor bestaande systemen waar je mee blijft werken.

Regelmatig onderhoud en controle van de printer voorkomt problemen zoals een vol geheugen of vieze printerkoppen die strepen achterlaten op de afdrukken. Vergeet daarbij ook de beveiliging niet. Een hack kan via een netwerkprinter plaatsvinden waardoor je gegevens op straat komen te liggen.

Oude beestjes worden traag maar hoeven niet altijd vervangen te worden. Een langzaam opstartende laptop of desktop wordt verholpen door het apparaat uit te breiden met een SSD-schijf. Dit is een schijf die werkt als een harde schijf, maar dan met een hogere lees- en schrijfsnelheid, stiller en energiezuiniger. Hierover binnenkort meer in een volgend blog.

ICT is er voor jou, niet andersom

Hardware-apparatuur is niet uitgevonden om voor jou te bepalen hoe en wanneer je je werk doet. Een optimaal werkende ICT-infrastructuur die bij jouw onderneming past is daarom een must! Als je je goed laat adviseren bij de aanschaf van computers, printers, laptops, routers en andere hardware, ben je al een eind op de goede weg.

Regelmatig onderhoud is minstens zo belangrijk voor een stabiele, veilige ICT-omgeving. Als je dat uitbesteedt aan mensen die ervoor geleerd hebben, heb je daar ook geen zorgen meer om. Je hebt genoeg andere dingen te doen, toch?

Wil je weten hoe een ICT- omgeving met optimaal werkende hardware er bij jouw onderneming uit kan zien? In onze demoruimte kun je allerlei hardware bezichtigen en testen. Uiteraard geven wij je daarbij graag advies op maat. Zodra je apparaten hun plaats weer weten en doen wat ze horen te doen, zijn de bovengenoemde ergernissen snel verleden tijd.

Contactformulieren en de privacywet

Heeft uw website ook een contactformulier? Dan is de kans groot dat uw onderneming niet voldoet aan de AVG-privacywetgeving.

Een contactformulier op uw website kan erg handig zijn:
• U kunt uw bezoeker om specifieke informatie vragen;
• Het bericht komt altijd bij de juiste afdeling of mailbox terecht;
• U hoeft geen e-mailadres leesbaar op uw website te plaatsen. Zo kunnen de spammers uw e-mailadres niet achterhalen wat scheelt in het aantal spamberichten.

Privacy

Maar let op: Een ingevuld contactformulier bevat vaak privacygevoelige informatie, zoals een naam en e-mailadres. Volgens de nieuwe privacywet (AVG/GDPR) dient u hier zorgvuldig mee om te gaan.

Vrijwel alle contactformulieren op websites sturen de gegevens echter onbeveiligd door naar een e-mailadres. Vaak worden ze door het CMS-systeem waarmee de website is gebouwd op een onveilige manier historisch opgeslagen. Ook dit is in strijd met de nieuwe wetgeving.

A&A Capacity heeft een zeer effectieve oplossing voor dit probleem ontwikkeld: ‘Secure SMTP Service’. Dure wijzigingen aan uw website, CMS-systeem of e-mailprogramma zijn hierbij niet nodig.

Hoe het werkt

1. Vanaf het moment dat u deze service afneemt gaan de formuliergegevens zonder omweg naar onze veilige service.
2. Via de beveiligde EWS (Exchange Web Services) komen ze direct leesbaar én veilig in uw postvak binnen.

Het enige wat u daarvoor nodig hebt is een Office-365 mailbox of een e-mailomgeving via een Exchange server met EWS. (Mocht u hier nog niet in zijn voorzien dan helpen wij u uiteraard graag.)

Gaat er toch iets mis, dan is er een veilig back-upmechanisme beschikbaar. Dus mocht er bijvoorbeeld een storing in uw e-mailplatform optreden of uw mailbox zit vol, dan bent u de gegevens die door middel van het contactformulier zijn ingevuld niet kwijt.

Interesse?

De komende maand rollen wij deze dienst uit naar onze klanten tegen een gereduceerd tarief. Daarna komt het pakket ook voor resellers op de markt. Als u nog vragen hebt, dan vertellen wij u er graag meer over. Onze contactgegevens vindt u op onze website. Indien gewenst kunt u ons beveiligde contactformulier direct testen.

Liever een ICT-storing, of een ICT-hack?

ICT- onderhoud en beheer kosten geld en tijd. Helaas. Mooier kunnen we het niet maken.

Maar wanneer je als bedrijf of ondernemer je ICT-infrastructuur niet goed hebt ingeregeld, loop je vroeg of laat tegen problemen aan. Storingen, uitval en zelfs de kans op een hack is dan groot.

Regelmatig krijgen wij klanten binnen die te laat zijn begonnen met het kijken naar hun computernetwerk en het beheer van hun ICT-omgeving.

Een rampscenario

Onlangs nog, meldde zich een nieuwe klant. De firewall van hun ICT-systeem – een apparaat dat het interne netwerk afschermt van het internet en zorgt voor het legitieme verkeer – bleek niet goed ingesteld en in al die jaren ook nauwelijks bijgehouden.

En nu was er ingebroken op het netwerk.

Alle bedrijfsdata was geïnfecteerd met het Cryptolocker-virus, waardoor allerlei, voor de klant zeer belangrijke informatie was verminkt en gegijzeld. Helaas bleek dat de back-up ook niet goed te functioneren. Hij was nooit getest met een degelijke herstelprocedure.

In dit soort gevallen heb je weinig opties.

De keuze voor onze klant was letterlijk 1) failliet gaan vanwege onherstelbare schade, of 2) de gok nemen om ruim 5k te betalen in bitcoins en hopen dat de cybercriminelen je data teruggeven.

De klant koos voor het laatste en gelukkig kreeg men inderdaad de sleutel waarmee wij hun eigen data weer leesbaar konden maken. Maar het heeft een flinke duit gekost.

Oplossen of voorkomen?

Uiteindelijk valt de meeste technische schade wel op te lossen, maar gestolen bedrijfsinformatie haal je niet zomaar terug – en de imagoschade die je oploopt wanneer cybercriminelen er vandoor gaan met informatie van je klanten, kan een organisatie jarenlang achtervolgen. En dan hebben we het nog niet eens over de GDPR-boete die je tegenwoordig krijgt als je niet de juiste voorzorgsmaatregelen hebt genomen om je data te beschermen.

Voorkomen is dus beter dan genezen.

Maar hoe kun je jullie ICT-netwerk met alle componenten goed laten onderhouden, zonder dat dit enorm in de papieren gaat lopen?

Een paar belangrijke tips en aandachtspunten:

  • Periodiek onderhoud van het gehele ICT-netwerk, minimaal 1x per maand
  • Direct ingrijpen bij gevonden lekken door patches te installeren die je ICT-omgeving beschermen
  • Besef dat ALLE apparatuur die op het netwerk is aangesloten van buiten te manipuleren is. Dus ook een printer en een fax!
  • Wees streng op het regelmatig testen van je beveiliging en back-up. Pas bij een geslaagde test-herstel van data kun je spreken van een geslaagde en goed functionerend back-up-systeem
  • Bespreek periodiek, minimaal 1x per half jaar de uitgevoerde beheerwerkzaamheden en de toekomstwensen met betrekking tot de ICT-omgeving

Overdreven?

Bedenk dan dat het oplossen van een storing, midden in je dagelijkse businessprocessen, vaak het veelvuldige kost van een regelmatige check-up van je infrastructuur.

Zelf doen of uitbesteden?

In de praktijk komt het zelden voor dat organisaties de eigen ICT-omgeving goed op orde houden. Je kunt de losse computers automatisch laten updaten, maar overige netwerkcomponenten blijven dan achterlopen,

In de praktijk is het gemakkelijker en goedkoper om dit uit te besteden. Het kost je minder werk en je legt de verantwoordelijkheid deels of helemaal bij een externe partij.

Zelfs ICT-bedrijven die softwareontwikkeling als corebusiness hebben, schakelen bedrijven als ons in om hun ICT-onderhoud uit te besteden.

Mocht je twijfelen of jullie ICT-onderhoud op orde is, neem dan eens contact op met een van onze consultants. Wij kunnen een reële inschatting maken van de tijdswinst (in euro’s) die het uitbesteden van jullie ICT- onderhoud kan opleveren.

Wij helpen je graag op weg!

De meest gestelde vragen over Office-365

Steeds meer bedrijven maken de overstap naar clouddiensten, omdat daar veel voordelen aan zitten. Een veel gebruikte clouddienst is Office-365 van Microsoft. En hoewel deze clouddienst eenvoudig te gebruiken is, krijgen we toch regelmatig vragen over het gebruik en de beveiliging ervan. Daarom hieronder een antwoord op de meest gestelde vragen.

Moet ik altijd online zijn om met Office-365 te kunnen werken?

Nee, dat is zeker niet altijd nodig. Diverse onderdelen van Office-365 kun je zowel online als offline gebruiken. Neem bijvoorbeeld Microsoft Word. Je kunt – afhankelijk van welk Office-365 abonnement je precies hebt – vaak ook ‘lokaal’ installeren, zoals op een pc of laptop. Je kunt dus kiezen of je inlogt via de webbrowser en daarin de applicatie start, of dat je Word lokaal opent vanaf je bureaublad. In beide gevallen kun je werken met MS Word, al verschilt de functionaliteit wel enigszins.

Maar als ik lokaal werk, kan ik toch niet vanaf een andere plek bij dat document komen? 

Jawel, dankzij OneDrive. Dit is de opslagplaats in de cloud van Office-365. Alle documenten die je via de programma’s in de webbrowser maakt, worden daar opgeslagen. Maar als je OneDrive lokaal op een PC installeert en op de juiste wijze configureert, dan kun je een deel van of alle documenten ook lokaal laten opslaan en vanaf daar gebruiken. Dat zijn dan kopieën van de documenten in de cloud, maar zodra je lokaal zo’n document bewerkt en opslaat, wordt die nieuwere versie gesynchroniseerd met de cloud. En andersom. Op die manier is zowel in de cloud als lokaal altijd de meest recente versie van het document beschikbaar.

Als ik mobiel een e-mail verstuur, kan ik die later dan nog terugvinden op mijn pc?

Jazeker. Alle applicaties van Office-365, of dat nu in de webbrowser, lokaal of op je mobiel is, zijn met elkaar gekoppeld en worden met elkaar gesynchroniseerd, omdat alles via één server loopt (de cloud). Ook Outlook is gekoppeld met die server. Dus als je een e-mail vanaf je mobiel verstuurt, dan komt die e-mail bij de ‘Verzonden mail’ op de server in de cloud terecht. Open je een paar dagen later Outlook lokaal, dan synchroniseert het programma alle data en wordt alle verzonden en ontvangen e-mail binnen gehaald. U kunt dus te alle tijden uw e-mails terugvinden.

Hoe veilig zijn de cloud en Office-365 nu eigenlijk?

De beveiliging van Office-365 en OneDrive is ontzettend goed. Dat komt omdat het beheer ervan bij Microsoft ligt. Het bedrijf is constant bezig om de beveiliging op peil te houden, door regelmatig met updates te komen, automatisch voor back-ups te zorgen en snel in te grijpen als er een dreiging is. En omdat Microsoft dit allemaal regelt, hoeft u daar zelf niet meer mee bezig te zijn Dat scheelt u tijd en geld en zorgen.

Waar kan ik terecht met een vraag of een probleem?

Met vragen en problemen kunt u altijd bij A&A Capacity terecht. Wij helpen als u de overstap maakt en richten alle werkplekken in, ook als er later nieuwe werkplekken bijkomen. Daarnaast blijven wij graag uw aanspreekpunt voor al u (technische) vragen en adviseren wij u graag over de verschillende abonnementsvormen, bijvoorbeeld het nieuwe abonnement Microsoft 365, waar ook Windows 10 en Enterprise Mobility + Security in zitten.

Het is complexe materie. En al die verschillende abonnementstypen maken het vast lastig voor u de juiste keuzes te maken. Maar als u eenmaal de juiste keuzes hebt gemaakt dan zal u veel profijt hebben van Microsoft Office-365!

Straalt je bedrijf uit, wat je wilt uitstralen?

Als ondernemer heb je een beeld van je bedrijf voor ogen; waar je voor staat en waar je kracht ligt. Dat beeld wil je uitstralen. Maar doe je dat ook? Misschien heb je ooit een logo of huisstijl laten ontwerpen en heeft je bedrijf zich intussen zo ontwikkeld dat die uitstraling niet meer overeenkomt met de inhoud. Of misschien ben je er nog niet aan toegekomen om erbij stil te staan hoe je bedrijf op de buitenwereld overkomt.

De vraag is: komt de uitstraling van je bedrijf overeen met wat je aan je relaties te bieden hebt? Als (potentiële) klanten bijvoorbeeld op je website komen, moeten ze niet alleen direct kunnen zien wat je allemaal doet, maar het is ook belangrijk dat je uitstraalt dat je betrouwbaar bent en kwaliteit biedt. Klanten gaan niet alleen af op informatie en goede referenties. Het gaat ook om het gevoel, om de gunfactor. Het is dus belangrijk dat je dat gevoel overbrengt in al je uitingen; op je website, met je logo en ook met je drukwerk, zoals je visitekaartjes of folders. Want je uitstraling laat in één oogopslag zien wat voor bedrijf je bent.

Hoe weet je nu welke uitstraling het best bij je onderneming past?

Natuurlijk weet je wel wat je wilt uitstralen, maar dat goed overbrengen is een vak apart. Je hebt experts nodig die je bedrijf begrijpen en het gevoel weten te vertalen in de juiste uitstraling. Er zijn veel bedrijven die daarbij kunnen helpen. Maar zoals we de vorige keer al zeiden: ondernemers willen niet met veel partijen moeten werken. Ze willen zo veel mogelijk op één plek kunnen regelen. Daarom vinden wij het belangrijk dat we ondernemers ook met hun uitstraling kunnen helpen. Je kent A&A Capacity misschien als ICT-bedrijf. Dat zijn we ook. Maar we hebben óók een professioneel team dat zich bezighoudt met vormgeving. Dat team verzorgt de gehele vormgeving voor een bedrijf. Onze vormgevers helpen ondernemers het gevoel en de uitstraling die ze over willen brengen concreet te maken. Ze nemen daarbij alles mee: van logo tot website en van visitekaartje tot digitale handtekening. Ze ontwerpen het niet alleen, ze regelen ook het drukwerk en laten het bij je bezorgen. Gezamenlijk zorgen we ervoor dat de website goed en naar jouw wensen is gebouwd en we kijken ook meteen welke ICT-diensten het best bij je onderneming passen.

ICT is belangrijk, maar de uitstraling van je bedrijf ook. Wij helpen ondernemers met allebei.

AVG en versturen versleutelde bestanden

AVG en versturen versleutelde bestanden

Nu de AVG op 25 mei is ingegaan ontvangen wij steeds vaker de vraag hoe men op een correcte manier nog privacy-gevoelige gegevens kan verzenden. Denk bijvoorbeeld aan de loonstroken van uw medewerkers. Stuurt u deze per e-mail, dan moet daarvoor expliciet door de medewerker vooraf toestemming zijn gegeven. Daarbij wil je zulke gegevens versleuteld verzenden, omdat ze misbruikt kunnen worden voor bijvoorbeeld identiteitsdiefstal. En denk eraan dat ieder onderschept e-mailbericht altijd meteen een officieel datalek is, dat verplicht gemeld moet worden. Dat voorkom je liever!

Al deze risico’s gelden voor ieder document waar privacygevoelige gegevens in staan. En het is zelfs verboden om dat soort informatie via onbeveiligde e-mailsystemen te verzenden.

Er zijn verschillende mogelijkheden om dit ‘goed’ te doen, al dan niet volledig geautomatiseerd. Wij adviseren u graag over de optie die in uw situatie de beste is.

Versleutelen per document

De goedkoopste oplossing is om een document te versleutelen voordat u het verzendt. Het wachtwoord van dat document stuurt u dan separaat naar de ontvanger van het document, bij voorkeur via een ander kanaal zoals bijvoorbeeld per SMS of WhatsApp-bericht.

In deze blog leggen wij uit hoe u eenvoudig en gratis bestanden kunt versleutelen.

Er is een softwareprogrammaatje nodig om bestanden te versleutelen. Er zijn vele applicaties die dit gratis of betaald kunnen doen, zoals 7-ZIP, WinRAR en AxCrypt.

Wij laten u hier zien hoe u dit kunt doen met de gratis software 7-ZIP, die u hier kunt downloaden. De installatie vraagt of u een 32 bits of 64 bits Windows gebruikt (zie hier hoe u dat kunt zien) en is verder eenvoudig.

Werkwijze; gebruik van 7-Zip

Na installatie krijgt u een ‘7-Zip’-menuoptie in beeld, als u met de rechtermuisknop op een bestand, groep geselecteerde bestanden of folder klikt. Als u deze optie ‘7-Zip’ aanklikt opent er een keuzemenu. Dat ziet er ongeveer als volgt uit:

A-A-eerste

Hier kiest u voor ‘Add to archive…’ (‘voeg aan het archief toe’) wat het volgende dialoogscherm start:

A-A-tweede

In de bovenste witte balk typt u een zelfgekozen naam voor het aan te maken bestand. Als ‘Archive Format’ adviseren wij ‘Zip’, omdat dat het meest gangbare formaat is. En onder ‘Encryption’ typt u een door uzelf verzonnen wachtwoord en herhaalt u dit in het ‘Reenter password’-veld. Gebruik geen wachtwoord als ‘Welkom123’ maar een ‘sterk’ c.q. ‘ingewikkeld’ wachtwoord van minstens 8 willekeurige karakters.

Verschillende manier van versleutelen

Met ‘Encryption method’ (zie het voorbeeldvenster hieronder) kiest u voor een bepaalde versleutelingstechniek. 7-ZIP biedt twee mogelijkheden: Als u kiest voor ‘AES-256’ dan heeft de ontvanger van uw ZIP-bestand – naast het wachtwoord – ook een programma als 7-ZIP, WinRAR of WinZip nodig om uw ZIP-bestand te kunnen uitpakken; Als u kiest voor ‘ZipCrypto’, dan kan de ontvanger van het ZIP-bestand ermee aan de slag zonder extra programmatuur; het kennen van het toegangswachtwoord is dan voldoende. Optie 2 is natuurlijk de gemakkelijkste voor de ontvanger, maar de versleuteling volgens optie 1 is veel krachtiger dus veiliger. Aan u de keuze.

Als u vervolgens op OK klikt, wordt er een beveiligd ZIP-bestand aangemaakt, waarin uw (oorspronkelijke) bestand(en) en/of map(pen) in zit(ten). En alleen als men het bijbehorende wachtwoord kent, kan men bij uw bestanden komen. Daarom is dit ZIP-bestand nu veilig te versturen, bijvoorbeeld via e-mail of (als het groter is dan 5 of 10 MB) via WeTransfer (gratis tot 2GB). En vergeet de ontvangende partij het wachtwoord niet te geven.

De ontvangende partij

De ontvangende partij klikt met de rechter muisknop op het bestand dat u hem of haar hebt toegestuurd en kiest vervolgens voor ‘Extract files’. Afhankelijk van de gebruikte software volgt het volgende scherm (we gaan er hier vanuit dat ook de ontvangende partij 7-ZIP gebruikt):

A-A-derde

Hier is de locatie te kiezen waar de ontsleutelde bestanden geplaatst moeten worden. En ook hier wordt het wachtwoord ingevoerd dat de ontvangende partij via SMS of WhatsApp van u heeft ontvangen. Na ‘OK’ worden de bestanden ontsleuteld en op de aangegeven locatie geplaatst.

Conclusie

Door de te verzenden gegevens te versleutelen voordat u ze het internet op stuurt, weet u zeker dat niemand kan meelezen c.q. uw gegevens kan inzien, zonder dat ze het wachtwoord hebben (en daarom is het verstandig uw wachtwoord niet via hetzelfde kanaal te versturen als de gegevens; houd dat gescheiden).

Natuurlijk, deze manier van werken gaat niet vanzelf. Het vraagt enige mate van inspanning. Maar de wet verplicht organisaties nu eenmaal hier aandacht aan te besteden. En wij helpen u graag met instructies als deze om het u gemakkelijker te maken. En als u nou heel geregeld versleutelde informatie wilt e-mailen, neem dan nog even contact met ons op, want dan hebben we andere oplossingen waar u nog meer profijt van kan hebben.

Pagina 1 van 41234